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Guillaume Sagliet

7 astuces pour bien organiser sa boîte mail

306 milliards, c’est le nombre d’e-mails envoyés par jour dans le monde (2020), et on estime ce chiffre à 361,6 milliards d’ici à 2024.
 
Si ces chiffres peuvent faire froid dans le dos, il est aujourd’hui possible de reprendre la main sur ses outils de messagerie électronique. Je vous propose dans cet article 7 astuces pour bien organiser votre boîte e-mail.
 
 

Astuce #1 – Rassembler toutes vos boîtes mails au même endroit

 
La plupart d’entre nous possédons plusieurs boîtes mails provenant de différents services de messagerie électronique. Il est donc difficile de jongler entre ces services.
Savez-vous qu’il est possible de centraliser toutes vos adresses mails au même endroit ?
 
Tous les outils vous permettent de le faire, mais je vous dévoile dans cet article la méthode sur l’outil de Google, Gmail :
  • En haut à droite, cliquez sur Paramètres “” puis Afficher tous les paramètres.
  • Onglet “Comptes et importation”, cliquez sur “Ajouter un compte de messagerie” ;
  • Renseignez l’adresse e-mail que vous souhaitez ajouter ;
  • Associez le compte via Gmailify ;
  • Renseignez vos identifiants de connexion ;
  • Répétez l’action selon le nombre d’adresses mails que vous souhaitez centraliser sur votre compte Gmail, et hop le tour est joué !
À ce moment-là, vous recevrez l’intégralité des e-mails envoyés sur votre/vos adresse(s) importées et vous pourrez répondre/envoyer des messages en ayant la possibilité de choisir l’adresse mail d’envoi.
 
 

Astuce #2 – Se désabonner des newsletters et des publicités indésirables

 
Avec le temps, on accumule plusieurs dizaines (voir centaines ?) d’inscriptions à des newsletters et autres services commerciaux.
Je vous conseille de régulièrement effectuer un tri pour vous désabonner aux newsletters indésirables : c’est bon pour votre boîte mails, mais aussi pour la planète !
Si la tâche vous paraît trop compliquée et chronophage, l’outil Cleanfox vous permettra de nettoyer votre boîte mail en deux temps trois mouvements. Il suffit de connecter votre boîte et de choisir les newsletters que vous souhaitez supprimer. Cleanfox lancera un nettoyage complet. Impossible de faire plus simple.
 
 

Astuce #3 – Gérer l’organisation grâce aux libellés ou aux dossiers

 
Gmail et certains autres services de messagerie électronique vous permettent de créer des libellés pour mieux organiser votre boîte e-mail. À quoi servent-ils me direz-vous ? Tout simplement à mieux l’organiser visuellement.
Les e-mails que vous souhaitez conserver seront rangés dans des dossiers (libellés), il vous sera donc plus facile de les retrouver.
Enfin, vous avez le choix d’intégrer des couleurs à vos libellés, pratique pour créer des libellés type “À traiter” (en rouge), “En cours” (en orange), “Traité” (en vert).
 
 

Astuce #4 – Filtrer les messages similaires : Objectif inbox zéro

 
Filtrer les messages est pour moi la fonctionnalité la plus importante de Gmail. J’ai personnellement pour objectif l’inbox zéro à la fin de ma journée de travail. C’est-à-dire que l’entièreté des e-mails reçus rangés dans des dossiers/libellés.
Pour ce faire, l’outil Gmail propose une fonctionnalité qui permet automatiquement d’attribuer un libellé précis à un e-mail reçu.
 
Donnons un exemple : Je reçois souvent des e-mails de la part de la Google Search Console (pour suivre ma stratégie SEO). Je vais donc créer un libellé “Google Search Console” et créer un filtre vers ce libellé à tous les e-mails envoyés par la Google Search Console.
Le prochain email qui sera reçu ne sera ainsi plus dans la boîte de réception, mais automatiquement rangé vers son propre libellé.
 
Grâce à cette technique, dîtes adieu aux boîtes de réception à rallonge, et donc adieu au stress.
inbox zero
 
 
 

Astuce #5 – Créer des templates d’e-mail pour gagner du temps

 
Il nous arrive très fréquemment de rédiger les mêmes réponses à plusieurs interlocuteurs. Pour ce type de cas, savez-vous qu’il est possible de créer des templates d’e-mail ?
 
Plutôt que de repartir d’une feuille blanche à chaque fois, vous chargez tout simplement votre modèle de message, puis vous y ajoutez juste votre nouveau contenu.
 
Vous souhaitez créer des templates d’e-mail sur Gmail ? Suivez le guide :
  • En haut à droite, cliquez sur Paramètres “” ensuite Afficher tous les paramètres ;
  • En haut de la page, cliquez sur Paramètres avancés ;
  • Dans la section Modèles, sélectionnez Activer ;
  • Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
  • Créez ensuite un nouveau message ;
  • Dans la fenêtre Nouveau message, saisissez le texte de votre modèle ;
  • Cliquez sur “Autres options” puis “Modèles” ;
  • Sélectionnez une option :
  • Pour créer un modèle, cliquez sur “Enregistrer en tant que modèle / Enregistrer nouveau modèle”.
  • Pour modifier une réponse déjà enregistrée, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Sous “Remplacer le modèle”, sélectionnez un modèle, ensuite cliquez sur “Enregistrer” pour le remplacer.
À noter qu’il est possible de créer jusqu’à 50 modèles différents.
 
 

Astuce #6 – Timeboxer votre agenda pour fixer un créneau dédié à vos e-mails

 
Il n’y a rien de pire d’être concentré sur une tâche et d’être déconcentré par les notifications incessantes de nos boîtes e-mails.
 
Comme pour toutes vos tâches, dédiez un créneau à la gestion unique de vos e-mails. Timeboxez votre agenda (dédié un créneau) sur une durée plus ou moins longue en fonction de votre activité et surtout, respectez-le. C’est un conseil purement organisationnel.
agenda newsletter
 
 
 

Astuce #7 – Créer un système de réponses automatiques

Bonjour, Je suis actuellement absent du bureau, et de retour à partir du lundi 15 août 2023. En cas d’urgence,merci de contacter mon responsable au 06 06 06 06 06. Merci par avance, Charlie Pastesmails
Vous la connaissez cette réponse envoyée automatiquement pendant les vacances d’été de la part de Charlie ! Eh bien, on peut utiliser cette fonction pour d’autres objectifs que de montrer qu’on a les pieds dans le sable alors que d’autres charbonnent.
 
Vous pouvez par exemple programmer des réponses automatiques pour inviter votre prospect à patienter 24 heures (ou 48 heures) le temps de prendre en compte sa demande.
Plusieurs avantages à cela : vous gagnerez en sérénité, moins de stress et moins de charge mentale.
 
À noter qu’ici, je ne parle pas de marketing automation avec l’automatisation d’envoi d’e-mails de bienvenue ou de confirmation d’inscription, mais uniquement d’e-mails de réponses automatisés.
 
 
J’espère que ces 7 astuces vous apporteront de la valeur pour bien organiser votre boîte mail. Les services de messagerie regorgent de fonctionnalités, qui, pour beaucoup, sont là pour servir votre productivité. Utilisez-les à bon escient !
 
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter mon article qui regroupe mon top 5 des outils pour être plus organisé en 2023.

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