Qu’est-ce que la méthode GTD (Getting Things Done) ?

L’organisation est une science à part entière. Comment planifier ses tâches ? Comment réussir à les terminer à l’heure sans stresser ? Comment ne pas procrastiner dans un monde où nous sommes constamment sollicités à travers les notifications pop-up et réseaux sociaux en tous genres ?

Notre cerveau n’est définitivement pas fait pour conserver des informations sur la durée. C’est sur ce principe que repose la méthode GTD (Getting Things Done).

Inventée par David Allen en 2001, consultant américain en management et spécialiste de la productivité, la méthode GTD peut se traduire littéralement par « faire en sorte que les choses soient faites ».

Nous verrons dans cet article comment s’organiser pour réussir grâce à la méthode GTD (Getting Things Done), ses avantages mais aussi ses limites, quelles sont les 5 étapes pour maîtriser le workflow (flux de travail) et comment appliquer la méthode GTD avec l’outil Notion.

La méthode GTD : Comment s’organiser pour réussir ?

La méthode GTD est un système visant à accroître notre productivité en améliorant notre workflow (flux de travail) tout en réduisant notre stress.

La vision de David Allen, l’inventeur de la méthode GTD, est que notre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. Deux de ses citations expliquent bien son état d’esprit :

« Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker »

« GTD vous permet de vous créer de l’espace pour libérer votre créativité »

L’un des principes de la méthode GTD est de décharger, dans un endroit en dehors de notre cerveau, nos idées, tâches et projets.

La méthode GTD présente, sur le papier, indéniablement de nombreux avantages. Mais gardez à l’esprit certaines de ses limites.

Les avantages de la méthode GTD

La méthode GTD (Getting Things Done) est très simple à mettre en place, ses avantages sont nombreux. Elle permet :

• De réduire le stress lié face au travail à accomplir ;
• De réduire la charge mentale ;
• D’éviter la perte de temps et la procrastination ;
• De centraliser toutes les données utiles au même endroit ;
• D’obtenir une vue d’ensemble clarifiée des actions à mener afin d’établir facilement des priorités et de time boxer son agenda.

Les limites de la méthode GTD

Malgré la quantité d’avantages liés à la méthode GTD, quelques limites sont à décrire avant de vous lancer :

• La méthode GTD vous aide uniquement à organiser vos tâches et non à planifier votre travail hebdomadaire. En somme, cette méthode est la 1ʳᵉ étape d’une organisation de travail efficace. Elle peut donc s’intégrer aisément à des méthodes d’organisation qui viennent en aval de la méthode GTD. Parmi les stratégies de gestion de temps, on peut citer la méthode du Time boxing (s’organiser selon des blocs de temps) ou le Time blocking (gestion par blocage de temps).
• Sa mise en application peut prendre du temps : quel meilleur outil utiliser pour centraliser son second cerveau ? Comment ne pas se disperser ? Chaque nouvelle habitude d’organisation prend du temps à adopter. Lancez-vous et testez-la sur plusieurs jours, c’est le meilleur moyen de l’adopter.

La méthode GTD : Quelles sont les 5 étapes pour maîtriser le workflow ?

Capturer

L’idée est de collecter tout ce qui frappe notre esprit (comme les tâches, les idées, les rappels, les évènements) dans un seul endroit appelé “inbox” (boîte de réception), afin de ne pas les oublier.

Clarifier

Une fois l’intrant capturé, il faut le clarifier, le rendre actionnable (ou concrétisable). Posez-vous la question suivante : peut-on associer une action à chaque idée ?

Organiser

Si c’est actionnable, il faut l’organiser, la catégoriser par priorité. L’idée est d’attribuer une date et un rappel à chaque intrant (dans la mesure du possible). Retenez que si la tâche requiert plus d’une action, faites-en un projet.

Réfléchir

De manière régulière, cette étape vise à réexaminer le contenu de votre système GTD. Réfléchissez efficacement aux tâches sur lesquelles vous devez plancher. Ajustez, au fil du temps, vos priorités. Rien n’est figé dans le temps, comme tout bon pilote d’avion, réajustez votre trajectoire si besoin sur toute la durée de votre vol.

Embrayer

Place à l’action ! Exécutez chaque tâche une par une et avancez.

Comment appliquer la méthode GTD avec Notion ?

À titre personnel, un des meilleurs outils pour appliquer la méthode GTD est Notion.

Notion est un digital workspace tout-en-un gratuit qui revendique plus de 20 millions d’utilisateurs dans le monde. Vous aurez accès à plusieurs outils collaboratifs de prise de notes, de gestion de tâches, de bases de données ou encore de stockage de documents.

Gardez à l’esprit qu’aucun logiciel, quel qu’il soit, ne fera des miracles si vous n’avez pas compris, ni intégré les principes de cette méthode. David Allen cite, dans son livre, certains de ses clients qui utilisent la méthode GTD uniquement avec un stylo et un cahier.

Vous l’aurez compris, la méthode GTD (Getting Things Done) est d’une simplicité enfantine à mettre en œuvre. En l’adoptant, vous travaillerez plus sereinement et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Fatalement, comme toutes nouvelles méthodes, elle exigera de vous quelques efforts au préalable, mais croyez-moi qu’elle deviendra un automatisme au bout d’un moment.

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